1、提前預(yù)定年會(huì)場(chǎng)地
譬如酒店、聚餐地點(diǎn)、團(tuán)建地點(diǎn)等
2、確定好的年會(huì)時(shí)間地點(diǎn)通知公司全體人員
預(yù)定好年會(huì)場(chǎng)地之后，接下來就是把地點(diǎn)時(shí)間公布給公司全體人員，確定員工出行名單，盡早完成來回車程的訂票，或者根據(jù)人數(shù)預(yù)定好到酒店的來回包車。
3、員工的出行名單，確定酒店入住名單
如果再入住時(shí)間內(nèi)，部門小組有會(huì)議的，要提前上報(bào)安排會(huì)議地點(diǎn)；在員工簽到之前，房卡要提前分好，主要為了避免因?yàn)楹灥饺藬?shù)多，導(dǎo)致房卡及簽到臺(tái)會(huì)搞得很亂；如果簽到臺(tái)有禮物發(fā)發(fā)放，可以在簽到表中標(biāo)注好，這樣可以避免誤領(lǐng)、少領(lǐng)、多領(lǐng)的情況發(fā)生。年會(huì)的物料要集中放在一起，避免年會(huì)工作人員到處找東西找不到。（這是針對(duì)需要入住酒店的年會(huì)，如不需入住酒店，則統(tǒng)計(jì)好參加人員名單就行。）
4、年會(huì)負(fù)責(zé)人員要進(jìn)行禮品采購(gòu)
采購(gòu)也是一件繁瑣的事情，既然是年會(huì)就少不了獎(jiǎng)勵(lì)，在禮品上的選擇可以考慮參考下專業(yè)的年會(huì)顧問組的意見，找一些實(shí)用性高并且有紀(jì)念價(jià)值意義的禮品。
5、找好與年會(huì)相關(guān)主題的素材
先把年會(huì)的主題確定好，設(shè)計(jì)的風(fēng)格要統(tǒng)一，確定好年會(huì)主題需要的相關(guān)素材及物料，尺寸和擺放位置也要提前確定好。既然是年會(huì)，LED屏幕是少不的，需要提前測(cè)試一下LED屏效果，LED屏幕的質(zhì)量不一樣，效果不一樣哦
6、做好線上預(yù)熱工作
這也是在年度會(huì)議上檢測(cè)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力的一部分。年會(huì)通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會(huì)，以提高員工對(duì)年會(huì)的期望。這也是展示公司良好形象的一種方式。
7、白天的會(huì)議要組織好
例如分享人員，分享主題，分享每個(gè)部門的秩序。這個(gè)環(huán)節(jié)包括邀請(qǐng)外賓，確認(rèn)出席名單，安排卡片訂購(gòu)和制作卡，在午餐時(shí)間拍一張集體照片。
8、白天會(huì)議時(shí)間安排要適當(dāng)
白天的會(huì)議是在上午和下午舉行，因?yàn)闀?huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，除了午餐和休息時(shí)間，圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題，會(huì)議的節(jié)奏可根據(jù)情況調(diào)整。此外，在當(dāng)天的會(huì)議中，上午和下午將有10-20分鐘的休息時(shí)間。休息期間，你可以準(zhǔn)備一些點(diǎn)心，準(zhǔn)備一個(gè)鐘。休息之后，你可以通過鈴聲告訴大家繼續(xù)進(jìn)入會(huì)議。
9、組織好晚宴的節(jié)目
包括各部門的背景音樂、節(jié)目和主持人的選擇，晚宴的LED屏幕應(yīng)與白天的會(huì)議不同；在正式會(huì)議結(jié)束和晚宴前休息一小時(shí)左右，以便參加表演的同事休息。參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡(jiǎn)單的排練。此時(shí)，其他同事也可以在合影墻前拍照；為了增加晚宴的樂趣，我們可以采取更多的晚宴創(chuàng)新案例。
10、優(yōu)秀員工頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)
如果獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)象是優(yōu)秀員工，則需要盡快確定相應(yīng)的名單，包括定制的獎(jiǎng)品，如證書、獎(jiǎng)杯等。為每一位優(yōu)秀員工準(zhǔn)備一份介紹，另一個(gè)是讓每個(gè)人知道為什么同事會(huì)得到獎(jiǎng)勵(lì)。此外，其他部門的領(lǐng)導(dǎo)將頒發(fā)獎(jiǎng)品，尤其是那些合作較多的部門，如銷售主管給技術(shù)同事，技術(shù)主管給銷售同事，這反映了部門之間的相互認(rèn)可。
11、抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)是熱情最高的環(huán)節(jié)，一定要策劃好
晚宴的另一個(gè)重要部分就是抽獎(jiǎng)了。如何讓抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)更精彩？除了增加禮品的購(gòu)買量，還可以使用最傳統(tǒng)的抽獎(jiǎng)箱抽獎(jiǎng)方式。
例如，員工號(hào)碼，在抽獎(jiǎng)前搖動(dòng)抽獎(jiǎng)盒。之后，抽獎(jiǎng)中獎(jiǎng)?wù)咝紗T工號(hào)。整個(gè)過程比電子抽獎(jiǎng)更有趣。晚宴比白天的會(huì)議更有趣。
12、涉及客戶、及合作伙伴的年會(huì)
如果顧客、合作伙伴的晚宴等嘉賓的邀請(qǐng)，準(zhǔn)備邀請(qǐng)函、禮物、會(huì)議和晚餐的座位，以及代表們的演講。
13、晚宴的第二天行程安排要提前通知
當(dāng)天的晚餐通常結(jié)束得很晚。畢竟，這是艱難的一年，每個(gè)人都有很多話要說，還有很多酒要喝，如果有第二天的日程安排，通知酒店安排早的服務(wù)，以免影響整個(gè)計(jì)劃的進(jìn)行。
14、接送車輛要預(yù)約好
根據(jù)員工的返程安排，預(yù)約接送車輛，并分趟分地點(diǎn)發(fā)送。
15、要有簡(jiǎn)單的活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案
做一些簡(jiǎn)單的活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知識(shí)，并能做一些基本的急救措施，酒店附近最近的醫(yī)院等等。
16、年會(huì)其他細(xì)節(jié)
在其他年度會(huì)議的實(shí)施過程中有很多細(xì)節(jié)。如果處理得當(dāng)，它可以給人們留下好印象。例如，除了在會(huì)議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發(fā)送給同事之外，它還可以打印一份放在簽到登記處，每天結(jié)束時(shí)，分別編輯第二天的議程，并通過WeChat群等方式將筆記發(fā)送給每個(gè)人。如果餐是自助餐，請(qǐng)事先與酒店確認(rèn)自助餐可以容納人。
在執(zhí)行過程中，不可避免地會(huì)遇到各種臨時(shí)或特殊的要求，因此執(zhí)行內(nèi)容會(huì)有些變化，工作人員必須更新為相應(yīng)的表單形式，并與工作組的每個(gè)成員同步。這也是為什么在年度會(huì)議策劃階段需要更詳細(xì)的項(xiàng)目準(zhǔn)備表的原因。
廣州鳳皓廣告有限公司（簡(jiǎn)稱“鳳皓廣告”）是一家集創(chuàng)意、策劃與執(zhí)行為一體的綜合性公關(guān)文化傳播機(jī)構(gòu)，全面覆蓋公關(guān)活動(dòng)策劃、品牌創(chuàng)意推廣、廣告制作拍攝與演藝資源整合等服務(wù)項(xiàng)目，致力于為客戶提供一站式貼心服務(wù)。
