儀式禮儀規(guī)定，為了使有關(guān)各方重視合同、遵守合同，在簽署合同時，應(yīng)舉行鄭重其事的簽字儀式，此即所謂簽約。
在商務(wù)交往中，人們在簽署合同之前，通常會竭力做好以下幾個步驟的準(zhǔn)備工作。
第一，要布置好簽字廳。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的。布置的總原則是要莊重、整潔、清靜。
一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)滿鋪地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長桌，其上最好鋪設(shè)深綠色或者紅色的臺布，也有少數(shù)使用藍(lán)色的臺布。
按照儀式禮儀的規(guī)范，簽字桌應(yīng)當(dāng)橫放于室內(nèi)。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊性合同時，可以僅放一張桌椅，供各方簽字人簽字時輪流就座；也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時，一般應(yīng)當(dāng)面對正門。
在簽字桌上，循例應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。
與外商簽署涉外商務(wù)合同時，還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時，有關(guān)各方的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
第二，要安排好簽字時的座次。在正式簽署合同時，各方代表對于禮遇均非常在意，因此商務(wù)人員對于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題上應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待。
簽字時各方代表的座次是由主方代為先期排定的。合乎禮儀的做法是：在簽署雙邊性合同時，應(yīng)請客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時就座于簽字桌左側(cè)。雙方各自的助簽人應(yīng)分別站立于各自一方簽字人的外側(cè)，以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低，依次自左至右(客方)或是“自右至左(主方)地列成一行，站立于己方簽字人的身后。當(dāng)一行站不完時，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例排成兩行、三行或四行。原則上，雙方隨員人數(shù)應(yīng)大體上相近。
在簽署多邊性合同時，一般僅設(shè)一個簽字椅。各方簽字人簽字時，須依照有關(guān)各方事先同意的先后順序，依次上前簽字。他們的助簽人應(yīng)隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)。與此同時，有關(guān)各方的隨員應(yīng)按照一定的順序，面對簽字桌就座或站立。
第三，要預(yù)備好待簽的合同文本。依照商界的習(xí)慣，在正式簽署合同之前，應(yīng)由舉行簽字儀式的主方負(fù)責(zé)準(zhǔn)備待簽合同的正式文本。
舉行簽字儀式是一樁嚴(yán)肅而莊重的大事，因此不能將“了猶未了”的“半成品”交付其使用，；或是臨近簽字時，有關(guān)各方還在為某些細(xì)節(jié)而糾纏不休，建議找類似鳳皓廣告的專業(yè)策劃公司協(xié)助策劃簽字儀式，以保證簽約儀式的順利舉行。在決定正式簽署合同時，就應(yīng)當(dāng)擬定合同的最終文本。它應(yīng)當(dāng)是正式的、不再進(jìn)行任何更改的標(biāo)準(zhǔn)文本。
負(fù)責(zé)為簽字儀式提供待簽的合同文本的主方，應(yīng)會同有關(guān)各方一道指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的定稿、校對、印刷與裝訂。按常規(guī)，應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方均提供一份待簽的合同文本。必要時，還可再向各方提供一份副本。
簽署涉外商務(wù)合同時，比照國際慣例，待簽的合同文本應(yīng)同時使用有關(guān)各方法定的官方語言，或是使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時并用有關(guān)各方法定的官方語言與英文或法文。使用外文撰寫合同時，應(yīng)反復(fù)推敲，字斟句酌，不要望文生義或不解其義而亂用詞匯。
待簽的合同文本應(yīng)以精美的白紙制作而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質(zhì)料，如真皮、金屬、軟木等，作為其封面。
第四，要規(guī)范好簽字人員的服飾。按照規(guī)定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時應(yīng)當(dāng)穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領(lǐng)帶，以示正規(guī)。
在簽字儀式上露面的禮儀人員、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。
簽字儀式是簽署合同的高潮，這段時間不長，但程度規(guī)范、莊重而熱烈。簽字儀式的正式程序一共分為4項，它們分別是：
其一，是簽字儀式正式開始。有關(guān)各方人員進(jìn)入簽字廳，在既定的位次上各就各位。
其二，是簽字人正式簽署合同文本。通常的做法是首先簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。
商務(wù)禮儀規(guī)定：每個簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位。因此，每個簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱為“輪換制”。它的含義是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會居于首位一次，以顯示機(jī)會均等，各方平等。
其三，是簽字人正式交換已經(jīng)由有關(guān)各方正式簽署的合同文本。此時，各方簽字人應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以志紀(jì)念。全場人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。
其四，是共飲香檳酒互相道賀。交換已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人可當(dāng)場干上一杯香檳酒，這是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方面進(jìn)行公證，此后才正式生效。
應(yīng)該說明的是：簽字儀式雖然不是標(biāo)配，但它可以制造聲勢，增強(qiáng)企業(yè)影響力。而且，對于簽字本身卻是必須鄭重對待，不可草草收場，商業(yè)人士必須認(rèn)真對待。
